Tehys fackavdelning på Åland r.f. är en registrerad förening som följer föreningslagen (1989/503) i sin verksamhet. Syftet med Tehys fackavdelning på Åland r.f. är att samla personer som har avlagt examen inom social- och hälsovårdsbranschen samt det pedagogiska området inom sitt verksamhetsområde som medlemmar i fackavdelningen och Tehy rf. Fackavdelningen verkar som en facklig intresseorganisation i enlighet med sina stadgar samt förbundet Tehy rf:s stadgar. Fackavdelningen förverkligar sitt syfte genom att

• arbeta för att förbättra sina medlemmars löne-, arbets- och tjänsteförhållanden
• arbeta för att förbättra sina medlemmars arbetsförhållanden samt upprätthålla och förbättra medlemmarnas möjligheter att påverka i frågor som rör arbetsmiljön
• förhandla samt lägga fram förslag och göra avtal om anställningsvillkoren
• utveckla sina medlemmars yrkeskunskaper och -kompetens, samt följa upp vilka kompletterande yrkesutbildningar som arbetsgivaren erbjuder
• delta i att utveckla social- och hälsovårdsbranschen samt det pedagogiska området
• arrangera möten, kurser och föreläsningar samt hobbyverksamhet

För att förverkliga sina syften kan fackavdelningen vid sidan av personuppgifter föra register om sina medlemmars arbetsvillkor. Fackavdelningen behandlar personuppgifter och dokument om anställningsförhållanden omsorgsfullt och i enlighet med dataskyddslagstiftning samt EU:s förordning om dataskydd. När personuppgifter behandlas följs följande principer:

• Uppgifter behandlas lag- och sakenligt och med transparens gentemot personerna i registret
• Uppgifter samlas endast för ett specificerat mål och de sprids eller behandlas inte på något sätt som strider mot det ursprungliga syftet
• Endast uppgifter som är avgränsade och relevanta för det uppställda syftet samlas in. Uppgifter som är irrelevanta, föråldrade eller felaktiga korrigeras eller stryks
• Uppgifterna förvaras på ett tryggt sätt så att de inte kan skadas eller förstöras oavsiktligt och på ett sådant sätt att inga obehöriga personer får åtkomst till dem

Behandling av personuppgifter och uppgifter om anställningsförhållanden

Insamling av person- och anställningsuppgifter baserar sig på lag, kollektivavtal eller förhandlingar om kollektivavtal eller på samtycke. Tehys fackavdelning på Åland r.f. insamlar uppgifter som behövs för fackavdelningens stadgeenliga funktioner.

Insamlade uppgifter behandlas i enlighet med dataskyddslagstiftning och EU:s dataskyddsförordning. Sekretesspolicyn följs vid alla faser av uppgifternas behandling.

Enligt §11 i föreningslagen ska en förenings styrelse föra förteckning över föreningens medlemmar. Medlemsregistret innehåller personuppgifter om medlemmarna som sparas i pappersarkiv, elektroniskt eller i anteckningar. Dylika uppgifter är bland annat namn, medlemsnummer, adress, mejladress, telefonnummer, utbildning och namnet på personens arbetsgivare. Personuppgifter samlas genom medlemmarnas egna anmälningar vid medlemsrekrytering eller när medlemmarna meddelar om ändringar i uppgifterna.

Vid förhandlingar om kollektivavtal samlar fackavdelningen in uppgifter om medlemmarnas anställningsförhållanden, som yrke eller titel, utbildning, tilläggsskolningar, arbetets kravnivå, lön, arbetstid och semesterförmåner. Uppgifterna erhålls huvudsakligen från arbetsgivarna som sammanställningar eller rapporter och via enkäter som medlemmarna deltar frivilligt i.

Vid medlemsrådgivning insamlas uppgifter om enskilda medlemmars eller medlemsgruppers arbetssituation. Dylika uppgifter kan till exempel vara arbetsavtal, meddelanden om uppsägningar, permitteringar eller varningar och protokoll från samarbetsmöten mellan arbetstagarna, arbetsgivarna och företagshälsovården. Uppgifterna samlas endast in med medlemmarnas samtycke.

Insamlade personuppgifter lagras endast så länge som medlemskapet är i kraft och uppgifter om anställningsförhållanden endast så länge de behövs för ändamålet de insamlades för. Personuppgifter och anställningsuppgifter behandlas endast av personer som har befogenhet till det via sitt yrke eller förtroendeuppdrag. Dessa personer är främst fackavdelningens verksamhetsledare, förtroendemän och ordförande.

Tehy rf. tillhandahåller instruktioner om datasekretess och ordnar skolningar för sina funktionärer. Tehys fackavdelning på Åland r.f. förmedlar inte uppgifter om sina medlemmar till tredje part.

Medlemmens rättigheter

Fackavdelningens medlem har rätten att ta del av all den information om sin person som fackavdelningen har sparat. Informationen tillhandahålls i första hand i elektronisk form och personens medlemskap granskas innan överlåtelsen sker. I enlighet med dataskyddsförordningen ska informationen överlåtas inom en månad från begäran.

En medlem har rätten att göra korrigeringar i sina uppgifter och att med vissa undantag få uppgifterna strukna (s.k. rätten att bli glömd). En medlem har också rätten att återta sitt godkännande till insamlande av uppgifter.

Om det sker ett dataskyddsbrott är Tehys fackavdelning på Åland r.f. skyldig att informera personligen de registrerade som berörs. Tillsynsmyndigheten som övervakar föreningar och andra privaträttsliga sammanslutningar är Dataombudsmannens byrå.

Personuppgiftsansvarig på Tehys fackavdelning på Åland r.f. är verksamhetsledare Erkki Santamala, tehy@aland.net. Datasekretesspolicyn har godkänts av styrelsen för Tehys fackavdelning på Åland r.f. 8.6.2023 och uppdateras vid behov.